当事務所への委託の6つのメリット ワンストップサービス 労働保険アラカルト 契約までのフォローアップ よくある質問 お客様の声 お問い合わせ

当事務所における特定個人情報の取扱いについて



当事務所では、お客様に安心して業務を委託していただくため、下記の通り厳格な体制のもと、特定個人情報の取扱いを行います。

【セキュリティ体制等について】

@PCのセキュリティ強化
各個人のPCにパスワードを設定しております。なお、特定個人情報を取扱うPCを限定し、定期的にパスワードを変更します。離席時にはPCにスクリーンセーバーが自動的に立ち上がることにより、盗み見ることを防止します。

Aクラウドへのアクセス
特定個人情報はクラウド上で取扱います。クラウドへのアクセスは別途パスワードを設定することにより、限られた者しかアクセスできないようにしております。なお、クラウドへのアクセスについては、「いつ、誰が、どのような処理を行ったか」のログ管理を行います。

B外部からの不正アクセス等の防止
ファイアウォール、ウイルス対策ソフトウェア等を用いることにより、外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから守り、適切な運用を行います。なお、株式会社フォーバル「情報管理リスク診断書」による定期的なチェックを行っております。

C暗号化ツールの導入
すでに暗号化ツールを導入しており、特定個人情報をメール送信する場合には、自動的に暗号化されます。一部のお客様には暗号化が図れない場合があり、そのお客様には別途パスワードを設定させていただき、定期的にパスワードを変更する仕組みをとります。

Dマイナンバー専用管理システムの導入
株式会社エムケイシステムが提供する「マイナde社労夢」を導入し、万全なセキュリティのもと、クラウド上でマイナンバーを管理します。なお、万一に備えたバックアップ体制も整えております。

E入退室管理
ビル入口についてはオートロックになっており、カメラでの目視で確認が取れない限り、外部からの侵入はできません。24時間体制による警備システムを導入しております。なお、従業員等については全員がICカードキーを持ち、施錠の記録を取っています。来客については入退室状況を管理簿に記録しております。

F届出関連書類の持ち運び
当事務所では、ハローワークや年金事務所等への届出業務を多く行っています。書類については全て封を閉じ、移動途中での開封を禁止した上で「いつ、誰が、どこに、何を持参するか」を明確にしております。

G外部への情報持ち出し等の禁止
特定個人情報の持ち出しについて、厳格な管理を行います。官公庁への届出以外の持ち出しを禁止しております。また、CD-RomやUSB等に情報を書き込むことも禁止します。

H従業員からの誓約書
従業員全員から「特定個人情報の取扱い業務に関する誓約書」をとっております。在職中はもちろんのこと、退職後も情報漏洩を防止するためです。これまでも誓約書がありましたが、より厳格なものといたしました。

I内部監査、教育等の実施
定期的に内部監査を行うことにより、特定個人情報の取扱い方法が適切であるかを確認します。なお、従業員等への教育を定期的に行っております。社内教育はもちろんのこと、外部の専門家による教育も行います。これまでも個人情報保護の観点から教育には気を配ってまいりましたが、より幅広く専門的な教育を実施します。

【マイナンバーの保管について】

お客様からお預かりするマイナンバーは、紙媒体またはデータのいずれかになります。紙媒体については、マイナンバーをクラウドにあげたのちに削除します。データについては、メールで受信した際、データをサーバに移動してすぐにメールそのものを削除。サーバのデータは、マイナンバーをクラウドにあげてから削除となります。 一時的に、紙媒体やエクセルなどのデータを持ちますが、クラウドにあげたら削除といたします。クラウドでの管理を基本としております。

【マイナンバーの廃棄について】

法定保存期限を過ぎてから長くとも6ヶ月以内に、溶解業者による廃棄を行います。溶解業者からは溶解証明書を受理します。溶解処理ができない一部の書類については、マスキ ングによる削除を行います。


以上


特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針



当事務所は、法令に基づき、個人番号関係事務実施者として、特定個人情報の厳格な保護と適正な取扱いを目的として本基本方針を定めます。

1.事業者の名称
第一労務協会

2.関係法令・ガイドラインの遵守
当事務所は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、「個人情報の保護に関する法律」及び「特定個人情報の適正な取扱いに関する ガイドライン(事業者編)」等を遵守し、特定個人情報の適正な取扱いを行います。

3.安全管理措置に関する事項
当事務所は特定個人情報の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止、その他特定個人情報の適切な管理に必要な措置を講ずるために、別途「特定個人情報取扱規程」を定めています。

4.特定個人情報に関する問合せ窓口について
当事務所における特定個人情報の取扱いに関するお問合せや苦情については、適切かつ迅速な対応を行うため、下記の問合せ窓口を設置しています。

特定個人情報問合せ窓口
第一労務協会
事務取扱責任者 田中
渋谷区恵比寿 1-18-5 アルカサルビル 301
TEL 03−5422−6354
info@daiichiroumu.jp

当方針及び特定個人情報取扱規程は当事務所の従業員等に周知、徹底するととともに、 従業員等の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持、向上を図ります。

制定 平成 27 年 10 月 20 日


お気軽にお問い合わせ下さい03-5422-6354(ろう さい こ よう)
※お急ぎの場合はメール(info@daiichiroumu.jp)でも承っております。
〜役員も加入できる!特別加入労災〜私たちは労働保険事務組合です 〜解雇、残業、能力不足社員対策〜人事労務相談の事例紹介 会社役員(含む社長)も加入できる!労災保険特別加入(大きなメリット) 東京人事労務田中事務所 マイナンバー制度がスタート!当事務所における特定個人情報の取扱いについて

ホーム事務所情報お問い合わせアクセス個人情報保護基本方針



労働保険事務組合第一労務協会

〒150-0013 東京都渋谷区恵比寿1-18-5 アルカサルビル301
お問い合わせは03-5422-6354(ろう さい こ よう)
Copyright (c) 労働保険事務組合第一労務協会 All Rights Reserved.