当事務所における特定個人情報の取扱いについて

①PCのセキュリティ強化
各個人のPCにパスワードを設定しております。なお、特定個人情報を取扱うPCを限定し、定期的にパスワードを変更します。離席時にはPCにスクリーンセーバーが自動的に立ち上がることにより、盗み見ることを防止します。

②クラウドへのアクセス
特定個人情報はクラウド上で取扱います。クラウドへのアクセスは別途パスワードを設定することにより、限られた者しかアクセスできないようにしております。なお、クラウドへのアクセスについては、「いつ、誰が、どのような処理を行ったか」のログ管理を行います。

③外部からの不正アクセス等の防止
ファイアウォール、ウイルス対策ソフトウェア等を用いることにより、外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから守り、適切な運用を行います。なお、株式会社フォーバル「情報管理リスク診断書」による定期的なチェックを行っております。

④暗号化ツールの導入
すでに暗号化ツールを導入しており、特定個人情報をメール送信する場合には、自動的に暗号化されます。一部のお客様には暗号化が図れない場合があり、そのお客様には別途パスワードを設定させていただき、定期的にパスワードを変更する仕組みをとります。

⑤マイナンバー専用管理システムの導入
株式会社エムケイシステムが提供する「マイナde社労夢」を導入し、万全なセキュリティのもと、クラウド上でマイナンバーを管理します。なお、万一に備えたバックアップ体制も整えております。

⑥入退室管理
ビル入口についてはオートロックになっており、カメラでの目視で確認が取れない限り、外部からの侵入はできません。なお、従業員等については施錠の記録を取っています。来客については入退室状況を管理簿に記録しております。

⑦届出関連書類の持ち運び
当事務所では、ハローワークや年金事務所等への届出業務を多く行っています。書類については全て封を閉じ、移動途中での開封を禁止した上で「いつ、誰が、どこに、何を持参するか」を明確にしております。

⑧外部への情報持ち出し等の禁止
特定個人情報の持ち出しについて、厳格な管理を行います。官公庁への届出以外の持ち出しを禁止しております。また、CD-RomやUSB等に情報を書き込むことも禁止します。

⑨従業員からの誓約書
従業員全員から「特定個人情報の取扱い業務に関する誓約書」をとっております。在職中はもちろんのこと、退職後も情報漏洩を防止するためです。これまでも誓約書がありましたが、より厳格なものといたしました。

⑩内部監査、教育等の実施
定期的に内部監査を行うことにより、特定個人情報の取扱い方法が適切であるかを確認します。なお、従業員等への教育を定期的に行っております。社内教育はもちろんのこと、外部の専門家による教育も行います。これまでも個人情報保護の観点から教育には気を配ってまいりましたが、より幅広く専門的な教育を実施します。